Заголовок: Специалисты ЛЕТОГРАФ автоматизировали документооборот мэрии г. Череповец

Компания: Компания ЛЕТОГРАФ

В конце 2010 г. специалисты компании ЛЕТОГРАФ реализовали экспресс-проект автоматизации документооборота по входящим и исходящим документам мэрии г. Череповец. На платформе типового решения "ЛЕТОГРАФ.Основа" была автоматизирована деятельность службы экспедиции мэрии, работа с входящей и исходящей корреспонденцией а также с обращениями граждан, контроль исполнения поручений, предварительная обработка и сканирование входящей и исходящей корреспонденции на бумажных носителях. Отдельным блоком был автоматизирован
бизнес-процесс документооборота по поручениям "первых лиц".

В декабре 2010 г. перед специалистами ЛЕТОГРАФ была поставлена задача максимально оперативной автоматизации документооборота мэрии г. Череповец. Особенности данного проекта были обусловлены методикой ведения документооборота в организации: вся входящая и исходящая корреспонденция мэрии на бумажных носителях проходит через службу "экспедиции", которая организует предварительную обработку и сканирование документов, осуществляет маршрутизацию корреспонденции в зависимости от типа документа (входящий или исходящий
документ, обращения граждан, правительственные документы, поручения Губернатора, договоры). Согласно технологии работы службы экспедиции, ответственный сотрудник осуществляет предварительную обработку и сканирование поступающих документов и заполнение "карточки приема". После перевода входящего документа в электронный вид его образ вместе с "карточкой приема" передается на исполнение одному из регистраторов, являющихся исполнителями по тем или иным видам документов и от
вечающих за формирование регистрационных карточек документов и их дальнейшую обработку. Исходящие документы также проходят через службу экспедиции, где их образы переводятся в электронный вид и регистрируются в системе.

Важным требованием к системе электронного документооборота мэрии стала необходимость организации работы с поручениями "первых лиц" (мэра и заместителей мэра). Специально для руководителей высокого ранга в системе ЛЕТОГРАФ была настроена специальная форма "Резолюции первых лиц" с уменьшенным количеством полей. Благодаря этому первые лица организации получили возможность давать поручения по документам, не тратя время на заполнение карточек с большим количеством полей (в поле просмотра доступны только номер документа,
его электронный образ, краткое содержание и история поручения по документу, а также ссылка на полную регистрационную информацию). Дальнейшую обработку поручений выполняют регистраторы.

Экспресс-проект разработки и внедрения системы электронного документооробота мэрии г. Череповец был осуществлен силами сотрудников компании ЛЕТОГРАФ на платформе типового решения "ЛЕТОГРАФ.Основа". Отработанная методика внедрения и подготовленность типового решения для автоматизации стандартных процедур документооборота, таких как регистрация и согласование документов, контроль исполнения поручений, позволили реализовать весь проект в кратчайшие сроки. В настоящее время в организации полностью автоматизирована
работа с входящей и исходящей документацией на бумажных носителях, контроль исполнения поручений по документам, в том числе поручений "первых лиц".

"Приступая к автоматизации документооборота мэрии г. Череповец мы опирались на наш опыт работы с госструктурами различного уровня, благодаря которому у нас изначально существовало понимание бизнес-процессов организации, особенностей и привычных схем работы с документами, - рассказывает Елена Шелястина, технический директор компании ЛЕТОГРАФ. - Важным преимуществом решения "ЛЕТОГРАФ.Основа" для данного проекта стала гибкость настроек, позволившая максимально оперативно автоматизировать работу с документами на
бумажных носителях, а также организовать специфичную для мэрии задачу работы с поручениями "первых лиц". За счет внедрения системы документооборота из бизнес-процессов мэрии была исключена задача физического перемещения бумажных оригиналов, а сами пользователи при выдаче поручения и исполнении документов работают только с электронными образами, что значительно сокращает трудозатраты сотрудников организации".

Контактная информация:
------------------------------
Сайт компании: www.letograf.ru
Контактное лицо: Илья Калагин
Заместитель директора по продажам
E-mail: sales@letograf.ru
Телефон: +7 495 741-48-08