ВЕСПОЛ

Компьютерные программы для увеличения объема продаж

Выпуск # 9 от 29.06.2000

Зачем предприятию компьютер?

Продолжение темы

Добрый день, уважаемые господа!

После предыдущего выпуска, в котором говорилось, что современные экономические программы ориентированы в подавляющем своем большинстве на работу с расходной частью, пришло довольно много писем. В основном это была информация по поводу истории двойной записи в бухгалтерии, за что я всем искренне благодарен и постараюсь в ближайшем будущем, используя эти материалы, высказать свою точку зрения на смысл бухгалтерского учета.

Помимо этого, пришло письмо и от постоянного читателя Сергей Курьянова из Санкт-Петербурга, в котором он, во-первых, высказался на предмет того, что вне поля зрения осталась "одна из главных составляющих эффекта автоматизации - увеличение скорости оборота капитала и сокращение объема потребных оборотных средств", в чем я с ним согласен. И, во-вторых, предложил для ознакомления свою статью по вопросу особенностей внедрения автоматизации в реалиях сегодняшней жизни.

Статья действительно интересная и возникла идея ознакомить с ней и других подписчиков, т.е. просто опубликовать ее полностью с некоторыми своими комментариями как иллюстративный материал по тем видам затрат, экономить которые помогает автоматизация, т.е. компьютер. Но затем, под влиянием еще некоторых информационных источников, созрел вывод о необходимости продолжить тему "Зачем предприятию компьютер?" в более широком ракурсе, а именно в плане сравнения - что может дать предприятию компьютер, и как реально (или для чего) может использоваться автоматизация на предприятиях?

Именно со второй, более широкой точки зрения, я и предлагаю Вам сегодня ознакомиться с этой статьей, которая размещается в этом выпуске полностью по авторскому тексту, первоначально опубликованному в журнале "Read.Me" (есть оказывается такой журнал, о котором, равно как и об авторе, я немного расскажу после текста самой статьи).

Автоматизация управления предприятием - стратегия и факторы эффективности

От автора:

Предлагаемая вниманию читателей журнала статья является попыткой обобщения практического опыта, полученного при реализации конкретных проектов в области автоматизации управления крупным системным интегратором Санкт-Петербурга.

Факторы экономического эффекта автоматизации управления разделяются автором на две группы - "количественные", связанные с технологическими изменениями управления в процессе автоматизации, и "качественные", связанные с изменением качества управленческого механизма на уровне принятия решений.

В первой части статьи обсуждаются количественные факторы, во второй - качественные. Также во второй части статьи будут даны рекомендации по стратегии и тактике планирования и управления проектами автоматизации со стороны заказчика проекта.

Статья отражает средне-статистическое состояние дел на предприятиях торговли и промышленности. Ситуация, и ее оценка для банковской сферы, ТЭК, федеральных и региональных органов власти существенно отличается.

Сергей Курьянов, Поликом Про

skurjanov@polikom.ru

Массовая автоматизация управления предприятиями, начавшаяся в СССР в середине 70-х, совершилась. В прошедшие четверть века мы пережили и "командно-социалистическую автоматизацию сверху", и "хаотично-капиталистическую" автоматизацию "снизу". Сегодня можно с уверенностью сказать, что компьютеры используются в управлении подавляющим большинством предприятий, профессия программиста стала массовой, задача ликвидации компьютерной неграмотности управленцев (от секретаря до директора) также близка к окончательному решению. Пункт резюме "пользователь ПЭВМ" почти затмил в сознании кадровиков былую важность пункта "партийность". К несчастью, "особенности национальной автоматизации" обусловили идеалистическое отношение к этому процессу на обеих его стадиях. Деньги, т.е. затраты и эффекты автоматизации, толком не считали ни при социализме, ни сейчас. В результате на большинстве предприятий сложилась следующая ситуация.

Управление предприятием

Система управления предприятием исторически сложившегося типа, какая-либо формализация управления, описание бизнес-правил, ролей, должностных обязанностей не проводилось никогда. Руководство предприятием понимает, что сложившаяся система не идеальна, однако приемлема в силу имеющейся фактической успешности бизнеса. Планы по реорганизации управления отсутствуют, связь этих планов с планами автоматизации не осознается.

Автоматизация, фактический уровень

Как правило, автоматизация управления носит островной, организационно и исторически обусловленный характер. Ключевые подразделения управления (отдел продаж, бухгалтерия, склад, отдел кадров) имеют собственные системы автоматизации, базирующиеся на разных системных платформах, приобретенные и внедренные в разное время, как правило, не интегрированные друг с другом. Скорость оборота информации на предприятии определяется не автоматизированными системами, а оборотом первичных бумажных документов. Техническая база - как правило "самосбор" от разнообразных случайных поставщиков, в основном мелких. При наличии филиалов и/или дочерних предприятий, в них зачастую могут эксплуатироваться различные системы одного и того же назначения, как правило, не интегрированные. Организация обслуживания автоматизированных систем сильно зависит не столько от их масштаба, сколько от общей рентабельности бизнеса и "прижимистости" его владельцев. У "жмотов" - приходящий студент, разбирающийся в компьютерах, у "щедрых" - отдел автоматизации, в котором может работать до 20 человек программистов, содержание работы которых весьма туманно для руководства предприятия.

Автоматизация, управление

Автоматизация управления носит, как правило, неуправляемый характер, финансируется по остаточному принципу[1], бюджет автоматизации отсутствует. Никто из руководителей высшего звена не отвечает за автоматизацию как направление развития бизнеса. Решения принимаются первым лицом на основе требований руководителей подразделений. Руководитель отдела автоматизации (или сотрудник, если он в единственном числе) не несет никакой ответственности за управление автоматизацией, ее бюджет, фактические затраты, плановые и конечные финансовые результаты. Внятная политика в области поставщиков и подрядчиков по системам автоматизации отсутствует.

Самым тяжелым последствием такой практики является консервация имеющейся ситуации с одновременным ростом ее масштаба.

Экономика автоматизации

Развитие компьютерных технологий, появление все более интегрированных и все более дорогостоящих систем ставит предприятия перед необходимостью достаточно больших разовых затрат, втягивает их в длительные и дорогостоящие проекты. Естественно, что в описанном выше положении, такой проект создает стрессовую ситуацию для всей системы управления, в первую очередь для руководителей.

Чисто экономические критерии при этом по-прежнему редко используются. Как правило, необходимость реализации крупного проекта по автоматизации осознается как единственная возможность для дальнейшего роста предприятия, когда у руководства созревает отчетливое мнение, что дальнейшее механическое наращивание отделов и подразделений невозможно само по себе. По сути, выбор делается между временным застоем и автоматизацией управления[2].

Несмотря на действительную сложность прогнозирования или целеполагания экономических результатов проекта автоматизации, они все-таки могут быть частично оценены.

С точки зрения такой оценки целесообразно разделить источники эффекта на две принципиально разные группы:

"Количественные" эффекты - связанные с чисто технологическими изменениями, с ростом "скорости вращения" и "снижением трения" в управленческом механизме, и

"Качественные" эффекты, связанные с повышением общего качества механизма управления.

Соотношение между этими группами в конкретном проекте зависит от ситуации, однако цена за единицу эффекта во второй группе меньше, т.е. "качественный" рост обходится (когда он возможен) значительно дешевле.

Количественные источники эффекта

Общие направления получения результата в этом случае таковы:

снижение непроизводительных потерь за счет тотального, детального учета;

* прямые хищения товарно-денежных средств предприятия;

* штрафы, уплачиваемые поставщикам и налоговым органам в связи с просрочками плановых платежей, задержками оборотной тары и пр.;

* штрафы, не взимаемые с покупателей продукции за задержки ее оплаты.

сокращение потребности в оборотных средствах, увеличение оборачиваемости капитала за счет ускорения документооборота;

рост ликвидности активов предприятия.

Информационные потоки в сфере управления предприятием можно охарактеризовать как весьма разветвленные и напряженные. В обороте одновременно находятся тысячи первичных документов, содержащих информацию, необходимую для принятия решений по оперативному управлению. Большая часть этой информации относится к "незавершенному производству" и не может быть использована до завершения цикла ее обработки.

Существенная часть находящихся в обороте документов - финансовые или товарные, с каждым из которых связан определенный объем материальных ценностей. В результате оказывается, что потребность предприятия в оборотных средствах включает не только "объективную" часть, связанную с товарами, услугами или средствами, находящимися в пути или в производственном цикле, но и "субъективную", связанную с "незавершенным производством" информационного оборота предприятия.

Именно эта, "субъективная" составляющая определяет предельный размер эффекта ускорения информационного оборота. Размер этой составляющей в первом приближении можно посчитать как долю времени внутреннего документооборота в общем времени оборота соответствующей группы ресурсов предприятия.

"Зависание" информации в бумажном документообороте создает целый ряд проблем управления в различных областях деятельности предприятия, типичных для больших производственных предприятий.

ФИНАНСОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Трудности планирования расходов и доходов, вызывающие:

задержки в получении оплаты от дебиторов за изготовленную (отгруженную) продукцию, неполучение санкций за эти задержки;

задержки оплаты кредиторам, (энергия, вода, сырье и материалы), приводящие к санкциям, которые приходится уплачивать, нарушениям ритмичности производства вплоть до возможных простоев;

просрочки налоговых платежей, приводящие к штрафам.

МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ СНАБЖЕНИЕ

Трудности оперативного планирования потребности в сырье и материалах, вызывающие:

излишние складские запасы сырья и материалов - низколиквидная форма активов предприятия;

излишние складские площади и складские затраты, повышающие в конечном счете себестоимость продукции;

возникающие дефициты в отдельных позициях сырья и материалов, приводящие к дополнительны м затратам на их срочное приобретение и транспортировку.

МАРКЕТИНГ И СБЫТ

Отсутствие оперативного доступа к клиентской базе, включая индивидуальную историю каждого клиента, делают невозможным:

оперативную координацию производственной программы (технологически и экономически оптимизированной) с планом отгрузки;

оперативный контроль прохождения сбытовых операций (отгрузка, оплата, получение денег, реализация бартера и ценных бумаг) в связи с разорванностью оформления и хранения операционных документов между службами.

ПРОИЗВОДСТВО

Трудности в материально-техническом снабжении и планировании сбыта вызывают:

неритмичность производства;

сокращение производственных партий;

увеличение технологических интервалов;

простои из-за дефицита сырья, материалов и энергоресурсов.

Все это, в свою очередь, с учетом больших постоянных затрат на поддержание производственной инфрастуктуры, приводит к резкому росту доли производственных затрат в себестоимости продукции.

Все перечисленные проблемы вызывают дополнительные затраты, представляющие собой истинную цену неэффективной системы управления, при этом учитываемые бухгалтерией накладные расходы содержат только "эксплуатационные" затраты на содержание механизма управления и не дают реальной оценки действительных затрат, связанных с качеством этого механизма.

Для оценки размера экономического эффекта от "количественных" факторов автоматизации необходимо свести перечисленные выше возможные источники эффекта в общую таблицу, например такую:

Затем надо заполнить эту таблицу экспертными оценками, (совместно с предполагаемым поставщиком решения). В результате вы получите экспертную оценку общего эффекта от предполагаемого проекта автоматизации. Конечно, расчет не точен, однако это все-таки некоторый ориентир, позволяющий оценить рентабельность и целесообразность проекта. Причем качество оценки обычно получается хорошим - кто лучше вас знает проблемы и возможности вашего предприятия, и кто лучше поставщика знает возможность предлагаемого решения. Уровень завышения оценки решения поставщиком можно проверить в ходе реализации пилотного проекта, скорректировав затем цифры по основной его части, и принять тем самым гораздо более обоснованное решение о продолжении работ.

В следующем номере журнала мы рассмотрим "качественные" факторы эффекта и сформулируем стратегию оценки и управления проектами автоматизации.

----------------------------- ---------------------------------------------------

[1] Это не означает, что на автоматизации реально экономят, поскольку обоснованием затрат, как правило, никто не занимается.

[2] На самом деле, это не всегда справедливо. Часто ситуацию можно разрешить довольно легко простым (или непростым) упорядочиванием управления (см. выше раздел "Управление предприятием").

© Статья публикуется с согласия автора и редакции журнала "Read.Me"

Несколько слов об авторе:

Сергей Курьянов - начальник отдела маркетинга компании "Поликом Про" (Санкт-Петербург, www.polikom.ru ). Профиль деятельности компании - компьютерный, куда входит полный комплекс услуг по созданию КИС ("железо" - сети - софт - консалтинг).

Интересная подробность: по результатам опроса "Топ 100 компьютерного бизнеса России", проводившегося независимым агентством маркетинговых исследований "Дейтор", фирма вошла в десятку лучших региональных компаний России, а три ее представителя включены в список двадцати четырех наиболее влиятельных людей в компьютерном бизнесе Санкт-Петербурга.

О себе Сергей написал, что ему "приходится много заниматься вопросами организации, маркетингового обеспечения и автоматизации управления продажами" (в компании на 100 человек сотрудников - 15 менеджеров по продажам). Видно от такой "тяжелой" жизни :-) он и придумал программу "Град". Об этой программе стоит сказать несколько слов отдельно, поскольку, на мой взгляд, штука эта весьма занятная.

Как позиционируют ее сами авторы - это система электронного маркетинга. Чтобы было более понятно, о чем идет речь, приведу перечень ее основных блоков:

"Новости" - корпоративное электронное издание новостей компании для внутреннего и внешнего использования;

"Рассылки" - используется для рассылки "Новостей", а также различного рода приглашений, извещений, обновлений ПО для клиентов и др.;

"Контакты" - электронный органайзер (адреса клиентов, планирование контактов), а также учет данных по контактам и сделкам, плюс возможность построения классификации клиентов;

"Мероприятия" - приглашения на участие в семинарах, встречах и других мероприятиях и учет соответствующих данных;

"Мониторинг" - база ссылок на внешние источники информации о компании (реклама, публикации в СМИ, в Интернете), которая используется для поддержания этой информации в актуальном состоянии, а также для оценки эффективности тех или иных информационных источников путем специальных опросов клиентов.

Как видите, вещь достаточно серьезная. Лично мне в ней нравится несколько моментов. Прежде всего, это, по сути дела комплекс класса CRM-программ (Customer Relationship Management) - "управление взаимоотношениями с клиентами", о которых сейчас много шумят в прессе. Во-вторых, это набор программ, изначально предназначенный для работы в Интернете, что делает "Град" очень мобильным с точки зрения скорости обработки информации. Наконец, очень интересная, и я бы даже сказал, свежая, не стандартная концепция построения комплекса (и в целом самой системы работы с клиентами!) - от "Новостей" к "Рассылкам" и далее к "Контактам", "Мероприятиям" и "Мониторингу".

О журнале "Read.Me"(www.readme.ru )

Он издается Русским Издательским Домом и как любезно сообщила мне заместитель главного редактора, Ирина Гладкова, "выходит с 1992 года, с 1997 года сконцентрировал свое внимание на решениях и технологиях для корпоративного пользователя. Задача журнала - обеспечить информацией всех лиц, ответственных на предприятиях за выбор и внедрение ИТ и технологий автоматизации, о возможных решениях от разных вендоров и реализованных проектах. Рубрики журнала соответствуют разным направлениям системной интеграции, спектру экспертизы, накопленной на российском рынке ИТ: Управление предприятием, Вычислительная среда (подрубрики: Платформа, Корпоративные архивы, Периферия, Коммуникации, Безопасность), Промышленная автоматизация, Автоматизированное проектирование, Управление проектом. Журнал распространяется по промышленным, транспортным, телекоммуникационным предприятиям, крупным выставкам практически во всех регионах России".

Я не поленился заглянуть на сайт журнала и должен сказать, что выглядит он весьма солидно. Правда, хочется какой-то специализации на некоторых темах, но это уже мое личное мнение без всяких притязаний на абсолютную истину.

Комментарии к статье

Как я уже говорил в самом начале, в статье неплохо проиллюстрирован перечень основных затрат, устранять или снижать которые позволяет автоматизация. Хотя, думается, этот перечень может быть расширен. И здесь не могу удержаться, чтобы снова не обратить внимание, что и в этом случае основной акцент делается именно на расходной части, а доходная только кое-где проскальзывает.

По поводу фразы, что "Руководство предприятием понимает, что сложившаяся система не идеальна, однако приемлема в силу имеющейся фактической успешности бизнеса", полностью солидарен с автором. Более того, в подавляющем большинстве случаев, это служит препятствием для каких-либо изменений. Напоминает бытовое - "наши родители без этого жили, и мы проживем".

Из других моментов мое внимание привлекла красивая формулировка оценки теперешнего уровня использования информации как "незавершенного производства". Плюс идея об информации как субъективной составляющей оборотных средств, наряду с товарами и деньгами.

В целом же, начало статьи где-то, конечно, и мрачновато, но, увы, во многом это соответствует действительности. В свою очередь, могу добавить, что руководство большей части предприятий относится к автоматизации как к дискретной задаче, не осознавая, что это перманентный процесс. Т.е., один раз начавшись, она уже не может когда-то закончиться. Даже на техническом уровне это бесконечный процесс, куда входят обновление, совершенствование, добавление новых функций, модулей, новых программ для других участков учета и автоматизации и т.д. А что уже говорить о новых идеологиях и концепциях.

Более того, автоматизация по своему значению должна занимать второе место после основной работы предприятия и его руководителя. Позволю себе даже утверждать, что это важнее, чем бухгалтерия, поскольку автоматизация позволяет не только учитывать и отчитываться, но и по-настоящему управлять предприятием.

С этой точки зрения, согласен и с тем, что "Никто из руководителей высшего звена не отвечает за автоматизацию, как направление развития бизнеса" и что "Решения принимаются первым лицом на основе требований руководителей подразделений". Действительно, как правило, проблемы возникают у руководителей среднего или младшего звена, которые порой буквально утопают в море неупорядоченной информации. Отсюда, руководитель предприятия зачастую действует по принципу "если так уж надо, то ладно, но разбирайтесь с ней сами, а у меня есть более важные задачи". Другими словами, приоритет автоматизации у высшего руководства в большинстве случаев достаточно низкий, она расценивается как дежурная, вспомогательная и какая-то там "-степенная" задача, и поэтому, бывает, дело ограничивается только докладами подчиненных об общих моментах содержания процесса и сроках его выполнения.

Тем не менее, есть и исключения. И в последнее время их становится все больше, что, несомненно, всех нас радует :-). В этом плане позволю себе привести такой пример. Однажды, мы помогали нашим партнерам подготовить презентацию их программного продукта. В ходе подготовки попробовали себе представить, какие вопросы могут быть заданы разными категориями участников презентации - бухгалтерами, программистами, руководителями основных производственных отделов и руководством предприятия. Так вот, среди вопросов от последней категории главным фигурировал - "Что будет сделано для руководства?". И он действительно был задан. После этого случая я сделал для себя вывод, что "не все так просто в датском королевстве".

Другой пример - результаты проведенного недавно компанией "Ламинфо" исследования на предмет, что изменилось в российском софтверном бизнесе за последние пять лет. Из них следует, что теперь чаще, чем раньше, решение об автоматизации принимает непосредственно первое лицо предприятия или его заместитель. Таким образом, ситуация постепенно меняется в лучшую сторону.

Новости рассылки

В одном из первых выпусков как-то упоминались рассылки по близкой тематике. За прошедшее с тех пор время завязалась переписка с ведущим одной из них - Александром Пыпиным ("Программное обеспечение для учета, анализа и управления"), в результате чего мы договорились об обмене формами для быстрой подписки.

Рассылка, действительно, интересная, насыщенная разнообразной и свежей информацией. Концептуально она построена в новостном стиле, но нередко в ней размещаются и достаточно большие тематические материалы. Например, вышеупомянутая статья об исследовании "Ламинфо".

Сам автор обозначает содержание своей рассылки достаточно просто: "В рассылке размещаются материалы, посвященные программному обеспечению для бухгалтерского учета, управления производством, финансового анализа и т.п."

В общем, рекомендую.

Сергей Дмитриев

vespol@citycat.ru

Данное сообщение проверено с помощью антивирусного пакета AVP Gold.

Обновление антивирусной базы от 29.06.2000