Добрый день, уважаемые читатели!

Перед Вами двадцать второй выпуск рассылки Workflow – организация успеха.

Сегодня мы предлагаем Вашему вниманию новые материалы, посвященные workflow и реинжинирингу, а именно несколько необычный опыт по внедрению системы workflow.

Если Вы не имели возможности следить за материалами прошлых выпусков, то сможете без труда найти их в Архиве.

Проекты, связанные с внедрением Workflow, часто не оправдывают ожиданий из-за отсутствия поддержки со стороны руководства или неявного сопротивления пользователей. Классический способ преодоления препятствий такого рода заключается в том, чтобы найти заинтересованное лицо в руководстве и начать с самого маленького фрагмента (пилотного проекта), который продемонстрирует технологию и ее преимущества для всей организации.

В больнице Св. Марии применили совершенно другой подход. Для начального эксперимента здесь выбрали службу неотложной помощи, одно из самых заметных отделений, хотя были другие сферы, где можно было быстрее получить большую отдачу. Примечательно также, что этот проект потребовал от медицинских работников, совершенно незнакомых с компьютером как рабочим инструментом, отказа от бумаг и полного перехода на электронное хранение информации.

Пример больницы Св. Марии иллюстрирует хорошо организованный процесс планирования, проведенной ею при подготовке к переходу на онлайновую систему медицинских карт. Этап, связанный с картами, используемыми службой неотложной помощи, был завершен 29 ноября 1993 г.

Расположенная в Гранд-Джанкше-не (шт. Колорадо) больница Св. Марии - единственное учреждение, предлагающее воздушную скорую помощь, диализатор, медицинский уход второго уровня и сертифицированные центры травматологии и онкологии на территории от Денвера до Солт-Лейк-Сити. Система ведения медицинских карт практически не менялась в больнице со времени ее основания в 1895 г. В финансовой области придерживались строгих принципов. Расходы, связанные с информацией о пациентах, оказывали существенное влияние на финансовое положение больницы. (По данным Американской ассоциации управления медицинской информацией, AHIMA, медицинские учреждения тратят 40-60 центов из каждого доллара на бумажные документы. В недавней статье, опубликованной в The New England Journal of Medicine, 25% из них названы лишними).

Поставив целью постоянное совершенствование качества, больница Св. Марии начала пересмотр процедур обработки информации, чтобы устранить избыточность и перестроить те компоненты, где можно стабилизировать и усовершенствовать систему. Регистрационные записи представляли собой хорошо определенную область, в которой, по мнению руководства, внедрение программного обеспечения для обработки изображений и Workflow могло сократить административные расходы и повысить эффективность работы, не снижая качества медицинского обслуживания 11250 стационарных и 61900 амбулаторных пациентов, которые ежегодно пользуются услугами больницы.

Проект стоимостью 1,2 млн долларов, который окупится за 5 лет .

Проект, реализованный в больнице Св. Марии, имел всеобщую поддержку. Вся администрация, финансовый и информационный отделы, регистратура были его горячими сторонниками. Начальник информационной службы регистратуры разработал бизнес-план по реструктуризации записей для устранения устаревших методов, связанных с заполнением истории болезни вручную или микрофильмированием, которые требовали больших затрат времени. Программа постоянного совершенствования качества стимулировала руководство проводить усовершенствования в больнице в целом, делая основной упор на улучшении обслуживания пациентов. Руководство больницы стремилось произвести реструктуризацию информационных служб с таким расчетом, чтобы обеспечить одновременный доступ к информации сразу нескольким медицинским работникам. Внедрение workflow должно было снизить потребность в копировании и пересылке записей, сократить бумагооборот, упростить канцелярскую работу, свести к минимуму количество ошибок и повысить уровень обслуживания пациентов.

Четкая формулировка перечисленных выше целей и план, демонстрировавший окупаемость инвестиций, позволили руководителям проекта успешно пройти все пять уровней утверждающих инстанций. Основные подразделения (регистратура, бухгалтерия) определили, как программа поможет им перестроить свою деятельность, и приветствовали возможность сокращения штатов в результате ее внедрения. Подразделение информационного обеспечения привлекала возможность снижения затрат на хранение записей, покупку бумаги и микрофильмирование. Бухгалтерии пришлось по вкусу сокращение цикла обработки счетов и более сбалансированный поток наличности. Окончательная оценка стоимости реализации проекта составила 1,2 млн долларов. Предполагалось, что проект окупится за пять лет.

Эксперимент, в отделении неотложной помощи

Конечная цель организаторов проекта заключалась во внедрении технологий workflow и обработки электронных образов документов во всей больнице.,/p>

Вначале эти технологии были внедрены в отделении неотложной помощи. Это решение было нетривиальным и сыграло важную роль в успехе проекта. Выбор в качестве полигона отделения неотложной помощи, которое постоянно на виду, требовал особой тщательности и обеспечивал более медленную отдачу, чем если бы для начала была выбрана бухгалтерия. Эти трудности компенсировались уверенностью в том, что выбрано самое подходящее место для наглядной демонстрации эффективности быстрого доступа к информации с момента поступления пациента. Кроме того, это соответствовало основному принципу организации, ориентированной прежде всего на пациента. В будущем workflow охватит все аспекты деятельности больницы.

Информационный отдел активно участвовал на всех этапах реализации проекта, следя за тем, чтобы во внимание принимались не только проблемы работы с регистрационными записями пациентов, но и специфика технологий. В вопросах, связанных с регистрационными записями, тесно сотрудничала с ним информационная служба регистратуры. В конечном итоге организацию работы с электронными образами документов в больнице в целом, распространение этой технологии на бухгалтерские операции и сферу деятельности отдела кадров взял на себя информационный отдел. Его сотрудники лучше всего понимали интересы всех сторон, чью инфраструктуру следовало объединить в систему. Кроме того, это решение демонстрировало веру организации в то, что именно информационный отдел способен проводить работу так, чтобы защитить средства, вложенные в совершенствование рабочих процессов. Учитывая темпы изменений, происходящих на неустойчивом рынке workflow, этот выбор сыграл решающее значение.

Первый шаг: описание рабочего процесса

Планировалось, что в первый год служба неотложной помощи создаст около 180 тыс. документов, включая демографические материалы, отчеты врачей, результаты лабораторных анализов и рентгенологических исследований, наблюдения медсестер. На первом этапе в отделении были разработаны блок-схемы используемых процедур, состоящие из 32 компонентов. Анализ показал, что среднее время получения запрошенного документа составляет от 8 до 15 минут, однако нередко на поиски одного документа (связанного, например, с микрофильмами, сделанными в ходе нескольких посещений) могло уйти больше часа. Все записи приносили в руках, и в поисках того или иного документа персоналу приходилось порядком побегать. Затруднен был и доступ к текущей информации. После посещения больного врач диктовал свои замечания. На следующий день технический сотрудник разбирал накопившиеся накануне документы, раскладывал копии по экземплярам и определял, полностью ли завершены записи.

Системы workflow и обработки электронных образов документов сократили весь процесс до 20 шагов. Сотрудники службы скорой помощи могут теперь вызвать историю болезни пациента на экран компьютера в течение нескольких секунд. Система, использующая оптические диски, предоставляет врачам на выбор два способа диктовки: голосовое управление заполнением готового бланка или оцифровку голосовых сообщений. Результирующая расшифровка хранится в виде файла вместе с отчетами о лабораторных и рентгенологических анализах на лазерных дисках. Эта информация доступна любому авторизованному пользователю. Нужный документ врач просто вызывает на экран компьютера, вместо того чтобы посылать за ним гонцов.

Следующий шаг в автоматизации процессов заключался в сканировании рукописных документов (например, врачебных назначений) и вводе электронных образов в систему с последующей индексацией и проверкой. Если информация оказывается верной и полной, то документ утверждается и посылается для автоматического контроля. В противном случае документ сканируется повторно. помощи, где обычно производится диктовка. Интересно, что в больнице Св. Марии сознательно отказались от принтера. Это вынуждает пользователей смотреть информацию на экране компьютера, тем самым обеспечивается ее конфиденциальность. Еще важнее то, что это стимулирует людей к отказу от привычных стереотипов в работе и переходу на электронные записи. Цель заключается не просто в ускорении процесса, но и в том, чтобы информация постоянно находилась в оперативном доступе, чтобы свести к минимуму бумажный документооборот.

Врачи, не знакомые с Microsoft Windows, при внедрении системы прослушали получасовой инструктаж. С остальными сотрудниками службы неотложной помощи провели двухчасовые занятия. Служащие информационного подразделения регистратуры, те, кто занимается непосредственно ведением истории болезни, прослушали примерно часовой курс по Windows, а затем два часа занятий были посвящены освоению навыков, связанных с доступом к изображениям и организацией запросов. С группой сотрудников, ответственной за индексацию и сканирование, были проведены дополнительные четырехчасовые занятия. В результате такой тщательной подготовки каждый мог полноценно воспользоваться всеми преимуществами системы. Это очень важный момент, поскольку многие технологии отторгаются в первую очередь потому, что для их освоения требуются значительные затраты.

Сегодня мы представляем Вашему вниманию члена Некоммерческого Партнерства "Новое поколение бизнеса" компанию "Центр деловых инициатив". Это одна из немногих компаний, которая обеспечивает реальное привлечение средств для реализации инвестиционных проектов малого и среднего бизнеса. Компания успешно и активно развивается. "Центр деловых инициатив" имеет обширную базу инвесторов, с которыми у нее установлены тесные деловые контакты. Сайт MICROFINANCE.RU, продвигаемый компанией, станет для Вас эффективным инструментом в процессе привлечения инвестиций под Ваш проект.

Если Вас заинтересовала компания "Центр деловых инициатив", просьба обращаться в компанию с обязательной ссылкой на Партнерство. В этом случае Вы получите дополнительные льготы при взаимодействии с компанией.

Во многих директорских советах крупных западных фирм, работает штатный астролог, который анализирует поступающую информацию и предоставляет квалифицированные отчеты. В процессе развития нашего Проекта, мы сотрудничаем с таким профессионалом. На нашем конкретном опыте можем сказать, что все рекомендации и прогнозы оказались точными и сбывались.

Мы не верим в астрологию, но факты реально доказывают успешность ее применения. Вы сами можете в этом убедиться. Астрологическое планирование - 1 месяц бесплатно. Если гарантия прогнозов для Вашей организации от 50 %, в чем Вы лично убедитесь, в дальнейшем можете заказать по "символическим" ценам:

• Стратегический план развития на 6 мес. (100 дат).
• Cтруктурный анализ организации (cильные и слабые стороны).

В дальнейшем, астролог работает только для членов нашего Партнерства представления интересов, защиты и содействия деятельности субъектов бизнеса "The Next Business Generation", так как прием новых организаций для астрологического сервиса - ограничен.

С более подробной информацией вы можете ознакомиться здесь.

Рассылка "Бизнес-сайт. Руководство по разработке"

Рассылка посвящена созданию коммерческих веб-сайтов. Рассматриваются вопросы от формулировки целей создания сайта до реализации и публикации в сети Интернет. Рассылка ориентирована на руководителей коммерческих организаций, а также на веб-разработчиков. Цель проекта - дать информацию, необходимую для постановки задачи, разработки и последующего внедрения коммерческого веб-сайта.

Мы рекомендуем посмотреть сайт Школы своего Дела.

Школа своего Дела проводит КОНКУРС! Победитель получает ПРИЗ - $100 НАЛИЧНЫМИ! Третий тур начался 14 Мая этого года! Подробности на www.moroz.onego.ru

На сегодня это все. В следующем выпуске рассылки мы продолжим рассмотрение материалов большой темы, касающейся применения workflow, а также позиций workflow-систем относительно реинжиниринга.

На данный момент мы готовы ответить на любые вопросы, связанные с системами класса workflow, а также рассказать подробно об аспектах системы, которые вызову наибольший интерес у Вас, уважаемые читатели. Мы ждем ваши вопросы и конструктивную критику.

Также мы готовы предоставить любые практические советы по бизнес-проектированию внедрения систем и другим тонкостям их использования. Мы готовы к сотрудничеству с Вами.

До новых встреч и новых выпусков.

С уважением,

Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
ru-wst-z@beep.ru